تقرير: الأنظمة التقنية في قطر الخيرية (أنموذج تميز)
استمراراً لمحاولتنا إظهار نماذج من الجهات الخيرية المتميزة تقنياَ على مستوى العالم العربي، ومحاولة لإيجاد بيئة تنافسية بين تلك الجهات، سنقوم في الأسطر القادمة بإذن الله بتسليط الضوء على أحد أفضل الأنظمة التقنية في الجهات الخيرية في العالم العربي، والمتخصصة في متابعة الأداء المالي للمؤسسة. وبالطبع نحن نتحدث عن مؤسسة قطر الخيرية.
فلقد بذلت قطر الخيرية جهوداً كبيرة في سبيل طرح تقنيات جديدة لتطوير آليات التبرع، بهدف التيسير على المتبرعين وفتح أبواب جديدة لهم، وبما يعود بالنفع على العمل الخيري في قطر بشكل عام والدول المستفيدة بشكل خاص.
وتماشياً مع التقنيات العالمية الحديثة تعد أنظمة التحصيل في قطر الخيرية أحد الروافد التي تحرص على تطويرها وتحديثها بصورة مستمرة، بما ييسر عملية التبرع على المتبرعين ويحقق فائدة أكبر ومردود أعلى.
لذلك فقد أتاحت قطر الخيرية كافة الخيارات التي تسمح لاستقبال التبرعات عبر العديد من المنصات مثل (تطبيقات الجوال، برنامج الولاء، الرسائل النصية، الموقع الإلكتروني الخ…) والتي يمكن مراقبة أداء كل واحدة على حدة، ومتابعة أدائها وإيراداتها وتحديد جدواها التسويقية والتحكم في خصائصها المختلفة.
وسنتحدث في تقريرنا هذا عن نظامين تقنيين متميزين في مؤسسة قطر الخيرية، وهما: نظام التحصيل المالي، ونظام التقارير المباشرة واللحظية.
أولاً: نظام التحصيل
ويمكن إجمال مميزات نظام التحصيل في مميزات عامة ومميزات خاصة بشاشات الاستخدام، وذلك حسب التفصيل التالي:
مميزات النظام
- اظهار جميع المنتجات وطرق الدفع وبيانات المتبرعين في صفحة واحدة حتى لا يضطر المستخدم للتنقل بين صفحات متعددة لإكمال الدفع ويقوم النظام بتحويله تلقائيا للشاشة المناسبة حسب دورة التبرع.
- تم تصميم واجهة المستخدم بصورة تسهل على المستخدم التعرف على جميع المنتجات المختلفة واكمال اجراءات التبرع بسلاسة ويسر.
- التبرعات السريعة: والتي يمكن منها الدفع لنشاط معين مباشرة وبصورة سريعة ومختصرة حيث تدرج بها الأنشطة الأكثر تبرعاً واقبالاً من المتبرعين.
- سلة التبرعات الموحدة: يمكن للمتبرع اضافة منتجات متنوعة لدول مختلفة في سلة واحدة والتعديل عليها بالإضافة والحذف مع إمكانية استبدال اسم المتبرع ثم القيام بإكمال إجراء الدفع من خلال السلة.
- توثيق عملية التبرعات: فيتم توثيق عمليات التبرعات عبر إيصال التبرع من خلال عدة طرق:
- رسالة الى البريد الالكتروني للمتبرع تلقائيا فور التأكيد على عملية التبرع
- وصول رسائل نصية على هاتف المتبرع خلال ثواني من اجراء عملية التبرع توضح المبلغ والنشاط مما يؤدي إلى ثقة وتأكد المتبرع من وصول تبرعه للمستفيدين.
- إيصال ورقي على نموذج الطباعة الحرارية والذي يتم اختياره تلقائياً من النظام في حالة النقر على زر طباعة، وذلك للتبرعات السريعة مما يتيح تسليم إيصال التبرع للمحسن الكريم في خلال ثواني معدودة.
- إيصال عادي على نموذج الطابعة العادية يتم اختياره تلقائياً من النظام في حالة اختيار زر الدفع.
- طرق الدفع
- يسمح النظام بإجراء عدة طرق دفع مختلفة في عملية واحدة، في ايصال تبرع واحد وذلك من خلال الدفع عن الطريق (النقدي –البطاقة الائتمانية –الشيك المصرفي -الاستقطاع البنكي-التحويل البنكي – أون لاين)
- يسمح النظام بربط رقم الايصال الورقي في حالة استلام التبرعات عليها بالإيصال الالكتروني وذلك بإدراج الرقم الورقي في الحقل المخصص لذلك مع تاريخ التحصيل واسم المحصل
- لا يسمح النظام بتكرار رقم إيصال ورقي تم ادخاله مسبقاً
- لا يسمح النظام بإدخال رقم إيصال ورقي باسم محصل على حساب محصل آخر.
- الايصال الورقي الذي تم إدخاله على النظام الإلكتروني يتم اسقاطه تلقائياً من عهدة المحصل على شاشة تسليم العهدة.
- ربط المتبرع بسلة التبرعات
- يسمح النظام بربط المتبرع بسلة تبرعاته وذلك باختيار المتبرع من خلال احدى بياناته (الكود، الجوال، صندوق البريد، البريد الإلكتروني، احدى أرقام مشاريعه أو أيتامه) وفي حالة عدم توفر المتبرع على النظام تتم فتح شاشة تلقائياً لإضافة متبرع جديد.
- تتميز شاشة البحث عن متبرع بالسرعة في البحث وسهولة الاستخدام.
- سهولة توريد النقدية والشيكات والفيز
- يسمح النظام بإنشاء حوافظ توريد تلقائياً لكل من اجمالي التبرعات النقدية والبطاقات الائتمانية والشيكات كل على حده، وذلك على حساب المحصل ليقوم بإرسالها الى مشرفه المباشر أو إلى أمين الخزينة مع وجود صلاحية الاعتماد أو الرفض من قبل المشرف أو أمين الخزينة وذلك في حالة عدم التطابق.
- من خلال شاشة التوريد يمكن للمحصل معرفة اعتماد التوريد من عدمه وذلك وبالوقوف على التوريد بمؤشر الماوس لضبط تسلم واستلام التعهدات المالية.
- يسمح النظام بطباعة تفاصيل التوريد من (اجمالي وتفاصيل المبلغ ونوع الدفع) ورقياً للتوقيع عليها من قبل المحصل والمشرف أو أمين الخزينة لضبط تنقلات العهد بين الموظفين.
- شاشة الإلغاءات: ويتم من خلالها متابعة تقديم طلبات الإلغاء للإيصالات التي تم إدخالها بالخطأ لإلقائها وفق القواعد المقررة لذلك، مثلا (التبرع نقدي تم إدخاله بطاقة ائتمانية).
- التحكم في المبالغ التي بحوزة المحصلين والمشرفين ومدة الاحتفاظ بها قبل التوريد ومعرفة القصور ومعالجته في حينة.
- نظام الزكاة.
- شاشة حساب زكاة الأسهم يتم من خلالها حساب زكاة الأسهم مع التحديث بصورة دورية لقيمة نسبة زكاة السهم حسب الشركة مع مراعات الجوانب الشرعية.
- شاشة حساب زكاة المال: ويتم من خلالها حساب نسبة زكاة المال للسنة الهجرية او الميلادية بصورة تلقائية.
- شاشة تنقية الأرباح للشركات التي عليها تطهير تظهر تلقائيا مع ظهور نسبة التطهير.
- شاشة زكاة الأنعام يتم من خلالها معرفة عدد الأنعام المفترض تزكيته تلقائيا بمجرد ادخال عدد الأنعام.
- استبعاد الخطأ البشري في حساب الزكاة، مثل مجموع التحصيل ونسبة الزكاة لجميع فئاتها والتي يقوم النظام بحسابها تلقائيا عبر نظام الزكاة.
- التحكم في صلاحيات المستخدمين (المحصلين) بحيث يطّلع كل موظف على النطاق الذي يخصه فقط دون صلاحية الاطلاع على بيانات أخرى.
الإيرادات
- سهولة معرفة إيرادات كل محصل وكل موقع في أي لحظة للإدارة المختصة والمسؤولين.
- سهولة معرفة الرصيد والإيراد المحقق في أي لحظة لكل محصل.
- سهولة متابعة سير الإيرادات.
- سهولة معرفة الإيرادات المحققة ومقارنتها بالمستهدف للإدارة على مستوى الأنشطة والدول والمجموعات والمواقع والمحصلين.
- سهولة مقارنة الإيرادات المحققة مع السنوات الماضية او الشهور الماضية لمعرفة سير تطور الإيرادات.
- معرفة المحصل لإيراداته في أي لحظة لمعرفة مستحقاته من الحوافز حسب سياسة الإدارة.
مميزات عامة
- السهولة
- سهولة ادخال الإيرادات على شجرة الحسابات بصورة فورية وآلية، حيث تم الربط بين برنامج التحصيل وبرنامج الحسابات.
- سهولة اختيار المشاريع في النظام ومعرفة تمويلها بصورة فورية
- توقيع المتبرع على العقد الذي يتضمن لوحة المشروع
- التحكم
- التحكم في المشاريع والأنشطة المعروضة للتحصيل بما يتوافق مع الموازنة المعتمدة، بحيث لا يمكن التحصيل إلا لمشاريع معتمدة ومدخلة على النظام، وإمكانية إخفاء أية منتجات من العرض، او زيادة المعروض من منتج معين حسب متطلبات العمل
- التحكم في التسويق لمشاريع معينة في اوقات معينة مثل المشاريع الموسمية والحملات، بحيث لا يتم التحصيل لأكثر من العدد المستهدف مثل الأضاحي وإفطار الصائم
- التحكم في تنقلات المحصلين من موقع إلى آخر او من مجموعة إلى مجموعة أخرى، حسب مصلحة العمل.
- امكانية تطبيق السياسات المتعلقة بالتحصيل والتنفيذ من خلال النظام وضمان عدم مخالفتها من قبل المستخدمين.
- الشفافية
- كسب ثقة المتبرعين والجهات الشريكة والعملاء من خلال اتاحة الإمكانية لمعرفة حالة كل منتج ومشروع في أي لحظة.
- يمكن للمتبرع الدخول على صفحة النظام من أي مكان من خلال اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة به للتعرف على تبرعاته ومشاريعه ومكفوليه ومتابعة تقاريره والاستفسار او الشكوى وتقديم المقترحات.
- اتاحة الإمكانية للمتبرع لمعرفة وضعية سير مشروعه أو حالة مكفوله في أي لحظة بشفافية تامة.
- وصول رسائل نصية على هاتف المتبرع عند تنفيذ مشروعه او ذبح اضحيته او وصول تقرير عن مشروعه وتذكيره بالأقساط المتبقية في حال وجودها.
- يقوم النظام بتوزيع التبرعات غير المشروطة (سواء غير مشروط النشاط أو غير مشروط الدولة) على الأنشطة والمشاريع الأكثر احتياجا حسب المعايير المدخلة سابقا من الميدان ومن لجنة الموازنة دون تدخل العنصر البشري، لضمان الشفافية وعدم التحيز لبلدان بعينها من جانب المستخدم.
- استخراج التقارير والإحصائيات مباشرة من النظام دون اعداد او تدخل من العنصر البشري بحيث يمكن للمسؤولين معرفة الوضع الحالي للإيرادات في أي لحظة، على مستوى الدول او الأنشطة.
- من خلال الربط بين نظام التحصيل ونظام الجهات الرقابية مثل هيئة تنظيم الأعمال الخيرية يمكن للجهات الرقابية متابعة سير العمل والإيرادات في أي لحظة بصورة آلية.
- السرعة
- سرعة اختيار المنتجات المعروضة للتمويل
- سرعة حل الإشكالات من خلال ظهورها بصورة فورية للموظف المختص بها وقياس الفترة الزمنية للحل.
- زيادة الإيرادات
- زيادة القنوات المتاحة للتبرع مثل تطبيقات الجوال والموقع الإلكتروني، والرسائل النصية، وماكينات التحصيل الآلي، والصرافات الآلية للبنوك، والشراكات مع مؤسسات الأوراق المالية وشركات الاتصالات، وماكينات السحب الآلي، وتم ربط كل هذه القنوات بالنظام الموحد للتحصيل وقاعدة بيانات موحدة.
- بسبب ثقة المتبرع في وصول تبرعاته للمستحقين من خلال النظام زادت نسبة المحافظة على ولاء المتبرعين وبالتالي زيادة الإيرادات.
- توسيع قاعدة المتبرعين بحيث يتم اتاحة الإمكانية للتبرع للمتبرعين من خارج الدولة حسب الشروط الموضوعة لذلك.
- تنفيذ خطط تسويقية منهجية مبنية على التقارير والتحليلات التي توضح المنتجات التي تحتاج إلى تسويق معين او المنتجات التي عليها اقبال معين، ومعرفة فئات المتبرعين التي يمكن استهدافها لنشاطات معينة حسب تحليل تفضيلات المتبرعين.
- كسب ثقة المؤسسات المحلية والمنظمات الدولية مما زاد من حجم التمويل من هذه المؤسسات.
- المرونة
- يتيح النظام مرونة في تعديل المنتجات المطروحة للتسويق حسب الظروف ومصلحة العمل.
- امكانية التعديل في الموازنات المستهدفة حسب سير العمل.
- سهولة تنقل المحصلين في المواقع والمجموعات حسب سياسة الإدارة.
- يمكن بسهولة تعديل سياسات العمل في النظام حسب ما تراه الإدارة العليا مناسبا.
- إمكانية اضافة طرق دفع جديدة او نماذج جديدة او قواعد عمل جديدة في أي وقت بسهولة.
- يتيح النظام امكانية تعديل الصفحات والشاشات والحقول بما يتناسب مع تطور العمل بسهولة ويسر، ويتم التعديل بناء على سير عمل معتمد لتوثيق التعديلات.
- مراعاة النواحي الشرعية
- يتيح النظام إمكانية حساب الزكاة بأنواعها (زكاة المال وزكاة الأنعام وزكاة الأسهم) حسب القواعد الشرعية.
- يتيح النظام حساب تطهير الأسهم حسب القواعد الشرعية بصورة آلية.
- يراعي النظام شرط المتبرع في تخصيص تبرعاته بحيث لا يتم تجاوز شرط المتبرع إلا بعد الرجوع إليه، سواء كان الشرط لمنتج معين او لدولة معينة.
- يراعي النظام تنفيذ الشعائر الدينية مثل تنفيذ الأضاحي وزكاة الفطر في الوقت الشرعي المحدد لذلك.
- يقوم النظام باحتساب النسبة الإدارية المخصصة للجمعية حسب القواعد الشرعية وحسب القرارات الإدارية المنظمة لذلك بصورة شرعية وتلقائية.
- يقوم النظام بتوزيع التبرعات غير المشروطة على الانشطة والدول الأكثر احتياجا حسب المعايير المحددة دون تدخل من العنصر البشري لضمان النزاهة ومراعاة الجوانب الشرعية في ذلك
- التقارير والإحصائيات والتحليل
- يتيح النظام عددا كبيرا من التقارير والإحصائيات بمختلف الصور والتي تعطي الإدارة والمسؤولين صورة كاملة عن سير العمل وتساعدهم في اتخاذ القرارات المناسبة
- يقوم النظام بعمل رسوم بيانية للتقارير الإحصائية لتساعد على توضيح صورة سير العمل بمختلف انواع الرسوم البيانية مثل الأعمدة والدوائر.
- يقوم النظام بتحليل البيانات لمعرفة اتجاهات المتبرعين المختلفة بحيث يمكن التركيز على فئة معينة في حال استهداف منتجات معينة.
- يتم التحكم في صلاحية الاطلاع على التقارير بحيث لا يطلع المستخدم إلا على التقارير التي تخص نطاق عمله فقط.
- يمكن في أي وقت للمستخدم اضافة التقارير التي يرغب فيها بالشكل الذي يناسبه.
- يقوم النظام بإرسال رسائل نصية دورية عن حجم الإيرادات على هواتف المسؤولين المحددين في النظام.
- يقوم النظام بإرسال رسائل نصية للتبرعات التي تزيد عن مبلغ معين (خمسون ألف على سبيل المثال) للمسؤولين في التحصيل بغرض المتابعة.
- يقوم النظام بإرسال تقارير دورية عن طريق الإيميل للمسؤولين توضح سير العمل بغرض المتابعة.
- يمكن للجهات الرقابية الاطلاع على التقارير التي يطلبونها من خلال النظام بصورة مباشرة دون الحاجة للرجوع للإدارة.
- تقليل المصروفات
- حيث ان النظام يقوم بالكثير من المهام بصورة آلية وتلقائية أدى ذلك لإمكانية الاستغناء عن الكثير من الوظائف التي يتطلبها العمل اليدوي، على سبيل المثال توزيع واستلام الكوبونات، عد وحساب الإيرادات، متابعة الاستقطاعات البنكية … الخ.
- الاستغناء عن طباعة الدفاتر والكوبونات مما وفر مصروفات هذه الطباعة.
- استلام التقارير الدورية عن المشاريع والمكفولين من خلال النظام مما يوفر مصاريف النقل والبريد.
- امكانية ظهور التقارير الدورية على النظام للمتبرعين وفر ارسالها لهم بالبريد.
- تقليل عدد المحاسبين حيث يقوم النظام بمعظم الخطوات بصورة تلقائية، فليس هناك حاجة لإدخال بنود التبرعات على النظام وليس هناك حاجة لإدخال الإيداعات في النظام المالي حيث تتم كل هذه العمليات بصورة آلية فور تحصيل الإيصال.
ثانياً: التقارير المباشرة واللحظية
أنت لست بحاجة للانتظار حتى نهاية الشهر للحصول على تقارير أو لعمل التحديثات اللازمة للبيانات، فإن التقارير تكون لحظية التحديث ومحدثة لأقرب جزء من الثانية، حيث يتيح النظام عدداً كبيراً جداً من التقارير والإحصائيات بمختلف الصور التي تفيد الإدارة والمسؤولين بصورة كاملة عن سير ومتابعة العمل وتساعدهم في اتخاذ القرارات المناسبة لمعالجة القصور وزيادة الإيجابيات.
- يسمح النظام بمعرفة الإيرادات التي تم تحصيلها لحظة الاستعلام عنها بمجرد ضغطة زر من خلال الجوال.
- يتيح النظام الفرز بنوع التحصيل وطرق الدفع وفروع التحصيل والمحصلين لحظيا.
- سهولة معرفة عدد العمليات التي تمت لحظة بلحظة من خلال مجموعات التبرع او طرق الدفع.
- سهولة معرفة الإيرادات وتفاصيلها لحظيا.
- سهولة معرفة بيانات المتبرع والاتصال عليه من قبل الإدارة العليا لحظة تبرعه.
- سهولة معرفة نوع التبرع ومبلغه ومعرفة المحصل لحظة استلام المبلغ.
- بكل بساطة وسهولة يمكنك التجول والتنقل عبر الشاشات اللحظية بسهوله ويسر من خلال الضغط على الجزء المطلوب معرفة التفاصيل فيه.
- يسمح النظام من خلال طرق الدفع معرفة عدد عمليات كل طرق الدفع والمبالغ الإجمالية لكل طريقة دفع لكل من: (الانترنت، النقدي، البطاقة الائتمانية، التحويل البنك، الشيكات).
- يسمح النظام لحظيا من خلال طرق الدفع معرفة المشاريع والكفالات والمساهمات العامة.
- يسمح النظام معرفة نوعية المشاريع وعددها والمتبرعين بها لحظة الاستعلام عنها.
- يسمح النظام معرفة الكفالات وعددها وانواعها لحظيا والمتبرعين بها لحظة الاستعلام عنها.
- يمكنك تخصيص أي واحد من التقارير اللحظية الموجودة بمختلف الطرق لقراءة البيانات بصورة تفيد الإدارة في اتخاذ القرارات.
- يسمح النظام لحظة الاستعلام في أي وقت معرفة فروع التحصيل التي تم استقبال تبرعات بها ومعرفة نوعية التبرع وتفاصيل بيانات المتبرع مع إمكانية التواصل معه لشكره.
- يمكن معرفة عدد عمليات التبرع وحجمها وعدد المتبرعين لكل فرع وذلك لوضع الاحتياجات اللازمة لكل فرع.
- امكانية معرفة المحصلين الذين استلموا تبرعات لحظيا وعدد العمليات التي تخص كل محصل.
- يتيح النظام معرفة عدد الكفالات لحظيا وانواعها ودولها لحظة الاستعلام عنها.
- سهولة متابعة المكفولين الذين تمت كفالتهم وعمل التحويلات الدورية لهم
- يتيح النظام معرفة عدد المشاريع وانواعها ودولها لحظة الاستعلام.
- سهولة متابعة المشاريع التي تم تمويلها وعمل التحويلات لها بصورة تلقائية
- يتيح النظام المتابعة اللحظية لجميع إيرادات الفروع مع إمكانية الفرز بنوع التبرع وطريقة الدفع لكل عملية.
- سهوله معرفة المتبرع والتواصل معه لشكره من قبل الإدارة العليا لحظيا.
- تحليل الإيرادات لحظيا ومعرفة سير التبرعات والتوجيه الفوري لمعالجة القصور.
- رصد جميع الإيرادات والتبرعات لحظيا.
- إمكانية تقييم أداء كل محصل وموقع من خلال مقارنة الإيرادات بصورة لحظية خلال فترات زمنية محددة.
- تقييم أداء الإدارات المختلفة من خلال متابعة الإيرادات وتنفيذ المهام
- يوفر النظام إحصائيات لحظية بمختلف الصور والتي تعطي الإدارة والمسؤولين صورة كاملة عن سير العمل وتساعدهم في اتخاذ القرارات المناسبة
- الدقة العالية في تطابق الإيرادات اللحظية بمختلف اشكال التقارير المختلفة المطلوبة.
from مزن http://www.mozn.ws/7318
via IFTTT
