أفضل ١٠ ممارسات عند استخدام البريد الإلكتروني للجهات الخيرية

البريد السيء مصدر إزعاج للموظفين بغض النظر عن كونهم إداريين أو فنيين أو حتى ميدانيين، فالهدف الأصلي من استخدام البريد الإلكتروني هو تحسين الطريقة التي يتواصل بها الناس في بيئة العمل. لأجل هذا فقد قمت بصياغة هذا المقال كسياسة البريد الإلكتروني والهدف منه مساعدة بيئة العمل لتكون أكثر كفاءة

هذه التوجيهات ليست قانوناً، ولكن مجموعة من الممارسات الجيدة والتي اعتمدت فيها على العديد من أدلة الإستخدام لكبار المنشآت الحكومية والتعليمية والتجارية والتي أصبحت عرفاً غير منطوق بين محترفي البريد الإلكتروني. فالهدف هو  التوجيه بشأن الكيفية التي ينبغي أن يستخدم فيها البريد الإلكتروني للاتصال الجيد، وهذا لا يغير الأنظمة القائمة المحددة لقواعد الاستخدام المقبول لأنظمة تقنية المعلومات في الجهة التي تعمل بها.

البريد الإلكتروني يمكن أن يكون وسيلة فعالة جداً لتبادل المعلومات وإدارة الأعمال في أي مؤسسة كبيرة كانت أو صغيرة. ولكن البريد الإلكتروني يمكن أن يكون وسيلة لإضاعة الوقت والجهد أيضاً، وقبل الشروع في المقال تذكر أن هذه التعليمات خاصة بالبريد الإلكتروني ولا تصلح لتطبيقها على تطبيقات المراسلة الفورية مثل الوتساب أو وسائل التواصل الإجتماعي مثل تويتر. وللحصول على أعلى نسبة فائدة من عملية استخدام البريد الإلكتروني في المنظمات أكتب لكم فيما يلي أفضل الممارسات تحت عشرة عناوين:

1. تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني المتداولة

  • عندما تريد أن تقلل من عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسل لك (الوارد)، فإن البداية الجيدة تكون بتقليل الرسائل التي ترسلها (الصادر)! أولا فكر قبل أن ترسل بالبريد. هل رسالة بريد إلكتروني هي أفضل وسيلة للاتصال للشأن الذي تريده؟ هل يمكن استبداله بمكالمة هاتفية أو عقد إجتماع؟ والضابط هو إن كان الأمر واضح وتحتاج لسجل المحادثة للرجوع له في المستقبل فاستخدم البريد الإلكتروني. وللطلبات التي تتطلب الرد الفوري فيغني عنها الإتصال الهاتفي أما الطلبات المعقدة فلابد من إجتماع
  • للأمور العاجلة لا تستخدم البريد الإلكتروني لها، فالخبراء يضعون معدل الرد ما بين ٢-٤ ساعات ما بين وقت الإرسال وتلقي الرد وقد يصل أحياناً لأكثر من هذا.
  • ومما يقلل البريد الوارد أيضاً تقليل الإشتراك في النشرات البريدية للمواقع الإلكترونية والحسابات الإجتماعية، ويستثنى من ذلك المواقع الهامة التي أنت حريص على متابعة الجديد فيها مثل مزن (يمكنك الإشتراك في النشرة البريدية هنا).
  • تقييد استخدامك لقوائم البريد الإلكتروني أو ما يسمى بالمجموعات البريدية التي تختص بأنشطتك الخاصة أو حول مواضيع  مثيرة للاهتمامك لكنها خارج سياق العمل.
  • التفكير قبل الرد على أو إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني. هل هناك داعٍ للرد أو إعادة التوجيه. فرسالة بريد إلكتروني فيها كلمة “شكراً” لا فائدة من إرسالها، إلا إذا كنت تريد إيصال خبر للمتلقي بأنه رسالته وصلتك.
  • إذا وجدت نفسك دخلت في حوار عبر البريد الإلكترون مما يشبه المحاثات الفورية فتوقف عن الإرسال، وهاتف الشخص بالهاتف بدلاً من ذلك.
  • تأكد عندما ترسل نسخة من البريد لمن يعملون معك أن يكونوا في الواقع بحاجة إلى معرفة ما يجري. البريد الإلكتروني يجعل نسخ الرسائل سهل جد فلا تتبع الإغراء و ترسل نسخ بمبالغة
  • عند الرد، لا ترسل “الرد على الكل” ما لم يكن ضروريا لجميع المستفيدين.
  • إذا لم يُطلب منك في البريد الإلكتروني التأكيد على مضمون الرسالة فكما قلنا شابقاً لا ترسل تأكيداً.

2. إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الأشخاص المناسبين

أولاً: حقول التوجيه

  • حقل “إلى TO” يعني لمن تكون الرسالة بشكل رئيسي.
  • حقل “نسخة ” نسخة CC” يعني لمن تكون نسخة طبق الأصل.
    • تنبيه: هذا الحقل يظهر معرفات البريد لجميع الأشخاص الذين يتداولون الإيميل فيما بينهم.
  • حقل “نسخة ” نسخة BCC” يعني لمن تكون نسخة عمياء طبق الأصل.
    • تنبيه: هذا الحقل لايظهر معرفات البريد لجميع الأشخاص الذين يتداولون الإيميل فيما بينهم.

ثانياً: القوائم البريدية

القوائم البريدية سلاح ذو حدين! توفر القوائم البريدية وسيلة مفيدة لتوجيه رسائل إلى مجموعات الأشخاص المناسبين. ولكن أنت لست بحاجة لإرسال كل شيء لقائمة بريدية، وللتوضيح إذا كنت تقوم بإرسال بريد إلكتروني إلى شخص في دور هام، على سبيل المثال “رئيس قسم”. فلا ترسل رسالة لقائمة بريدية عامة. وعملية بناء القوائم البريدية داخل المنشأة هو من اختصاص فريق تقنية المعلومات بناءً على هيكل المنشأة، ويمكن ببساطة إنشاء قائمة بريدية شخصية في بريدك أو إنشاء ما سيمى بـ email group الأمر الذي يمكنك من إنشاء معرف واحد لمجموعة من الأشخاص مثل (المحاسبة) على accounting@yourdomain.com . لكن كما قلنا ينبغي أن لا ترسل المعلومات عبر البريد لأشخاص في قائمة إلا إذا كانوا هم أنفسهم بحاجة إلى معرفة تلك المعلومات أو أن يكون السياق مفيداً لهم

3. جعل محتوى البريد الإلكتروني والعمل المطلوب واضحاً

  • عليك أن توضح في عنوان الرسالة ما هو الموضوع بوضوح، ولا تكن عناوينك صحفية جاذبة بخداع، وتجنب المواضيع المتعددة في رسالة واحدة، فلا يصلح أن تدمج موضوعين مختلفين في عنوان واحد مثل الخطة الإستراتيجية و حفلة تقاعد المدير.
  • متن رسالتك الذي يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني لابد أن يوضح ما هو العمل المطلوب، وما يطلب من المتلقي أن يفعل ومتى، يمكن تحقيق ذلك بإستخدام الأفعال بدلاً من الكنايات والصفات، فلا تعامل البريد الإلكتروني كمحادثة شفهية، وكن دقيقاً في حقول التوجيه بحيث أن يكون حقل “إلى TO” يوضح المسؤول الأول عن التنفيذ.
  • كن واضحاً إذا كنت بحاجة إلى طلب تأكيد استلام وقراءة من الآخرين، ويمكن طلب إيصال قراءة وإستلام إلكتروني.
  • كن واضحاً مع الآخرين، ووضح من أنت وكيف يمكن الاتصال بك، يمكنك فعل هذا بتصميم توقيع لكل رسالة ترسلها يتضمن تفاصيل الاتصال/ المسمى الوظيفي/ ورقم الهاتف/ التحويلة.

4. استخدام البريد الإلكتروني لإرسال المستندات والملفات

من غير العملي أن تكتب خطاباً على برنامج معالجة النصوص مثل الوورد ثم تطبعه وتقوم بسحبه على الماسح الضوئي ثم ترسله في بريد إلكتروني كصورة! أرسل النص مباشرة في البريد، وفكر قبل أن ترسل شيئاً قصيراً كمرفق، فسيكون أكثر فاعلية وضع المحتوى في الرسالة ذاتها، بحيث يمكن للمتلقي قراءتها بسهولة. وأرسل المرفقات التي تفيد الموضوع مثل مرجع لمن أراد التوسع حول الموضوع أو تعليمات طويلة، وتذكر أن تكون واضحاً وتخبر المستقبلين عن أنواع المرفقات المرسلة ما هي وما نوعها ولماذا أرسلتها.

5. إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها

  • فكر قبل أن تعيد إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها، هل تحتوي على معلومات سرية أو خاصة لك ولقسمك؟
  • من المفيد إعادة التوجيه للأعضاء الجدد حيث يمكنهم قراءة التدفق الكامل لتبادل الرسائل ورؤية تطور الحوار لفهم الموضوع كاملاً.
  • عند الرد على رسالة بريد إلكتروني تسعى لإقامة إجتماع خاص بك فلا تستخدم “الرد على الكل” فلا حاجة بهم لمعرفة مواعيد إجتماعاتك.
  • سيكون من اللباقة منك حذف بيانات توقيعك المكررة في الردود، كتفاصيل الاتصال/ المسمى الوظيفي/ ورقم الهاتف/ التحويلة عند الرد على الآخرين لتسهيل قراءة التدفق الكامل لتبادل الرسائل.
  • عند إعادة توجيه أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني، اتبع نفس قواعد البدء في البريد الإلكتروني، على سبيل المثال: وضح لمن ترسل وما هي الإجراءات المطلوبة، وتأكد أيضاً من أن الموضوع واحد.
  • عندما تحتاج للرد فلا تنشئ رسالة جديدة بل إستخدم الرد على نفس الرسالة reply لتنشئ محادثة بريدية أو ما يسمى email thread.

6. إدارة رسائل البريد الإلكتروني وأوقات الإرسال و الرد

  • لا تنجرف وراء إستعباد البريد الإلكتروني لحياتك الخاصة واقصر النظر في البريد الإلكتروني فقط في أوقات العمل واجعله محدداً بوقت خلال النهار، ويمكنك تفعيل الرد التلقائي خارج ساعات العمل ليرد برسالة تفيد الإستلام و تخبره بالوقت المتوقع للرد، باختصار أخبره بلباقة (لا تتوقع الرد الفوري)، وهذه الصيغة التي أستخدمها في عملي: “شكراً لك تم استقبال بريدك، قد يستغرق الرد عليكم في بعض الأحيان ما يصل الى 72 ساعة، وكن على ثقة أنني أبذل قصارى جهدي لأعود اليك في أقرب وقت ممكن، ويتم الرد على معظم الاستفسارات في غضون 48 ساعة. على الرغم من أنني سوف أبذل قصارى جهدي للرد عليك في أسرع وقت ممكن، فإن كنت مستعجلاً فإني أقترح عليك وسيلة أسهل للحصول على إجابات فورية عن طريق الإتصال الهاتفي خلال أوقات العمل الرسمي … الخ”.
  • إذا كنت لا تستطيع القراءة وكانت رسالة مهمة ضع علامة عليها تدل على أهمية العودة إليها في وقت لاحق.
  • يمكنك إستخدام خاصية (لاحقاً) snooz التي تؤجل الرسائل لوقت آخر مثل بعد يوم أو حتى شهر.
  • عندما تكون في إجازة أو غير قادر على قراءة البريد الإلكتروني فقم بتفعيل رسالة الرد التلقائي. وتذكر أن توضح لمن يتصل بك البدلاء الذين يمكن الاتصال بهم في غيابك لكي لا يتوقف العمل.

7. أسلوب كتابة البريد الإلكتروني

  • إنس القواعد والإملاء وركز على إبقاء الرسائل قصيرة وواضحة (من، ماذا، متى، أين) وحافظ على الفقرات والجمل قصيرة قدر الإمكان، لماذا؟ لأنها أسهل للقراءة، وأنت تريد ذلك.
  • البريد الإلكتروني لا يمكن أن يستبدل عن الحصول عن المعلومات عبر الهاتف أو الإجتماع. البريد الإلكتروني هو وسيلة أكثر رسمية من غيره لكنه يفتقر إلى الإشارات والقرائن في اللغة المنطوقة أو الإجتماع.
  • قلل من استخدام الرموز و الإشارت مثل الوجه المبتسم :) وغيره لأنه ربما لا يفهم المقصود.
  • قم بإعادة قراءة البريد الإلكتروني قبل أن اضغط على “إرسال”. أنا فعّلت في الجيميل نظاماً أن يرسل بعد ٣٠ ثانية من ضغطي على زر “إرسال” فلربما أغير رأيي.

8. المسائل القانونية

كثير من المنشآت تطبق نفس الإجراءات القانونية التي تمتلكها على المخاطبات الورقية على البريد الإلكتروني، فالبريد الإلكتروني لا ينبغي أن يستخدم لأغراض تافهة أو إساءة أو قذف فرسائل البريد الإلكتروني تحت طائلة نظام مكافحة جرائم المعلوماتية، وتأمل إخلاء الطرف هذا:

“تم ارسال هذه الرسالة من المرسل و المستقبل الموضح اسميهما في الأعلى ويتحمل المرسل مسؤولية صحة كامل محتويات الرسالة الأصلية، إذا لم تكن المستقبل المفترض لهذه الرسالة فينبغي إشعاركم أن الإفصاح، نسخ، أو نشر مكونات الرسالة غير مسموح مطلقاً ولا نتحمل مسؤلية محتويات الرسالة المعدلة أو المعاد إرسالها”

9. قضايا الأمن

مالم تقم باستخدام تقنيات تشفير أو بريد إلكتروني يدعم ذلك، فجميع رسائل البريد الإلكتروني غير آمنة. أي شيء قمت بتسجيله في رسالة بالبريد الإلكتروني يمكن قراءتها من قبل الآخرين. أرجوك احرص عند إرسال المعلومات الشخصية، السرية أو الحساسة عن طريق البريد الإلكتروني. وكن متأكداً من صحة البريد الإلكتروني المرسل له، وعند الإستقبال تأكد أيضاً من هوية المرسل؛ لأن بعض الرسائل لا تعلم عن مضمونها، فقد تحتوي على فيروسات أو تكون مزورة. ولا تقم أبداً بالكشف عن معلومات السرية – مثل كلمات السر في الرد على رسالة بريد إلكتروني-.

10. لا تطبع

كن إقتصادياً وحافظ على البيئة ولا تطبع البريد الإلكتروني إلا عند الحاجة لذلك، ولا تطبع أبداً إلا بعد قراءة البريد الإلكتروني. فلربما اكتشفت أن الطباعة غير ضرورية، وبالتأكيد لا تطبع قبل التأكد من معاينة الطباعة، فبعض أنظمة التشغيل أو برامج إدارة البريد بلهاء ستكلفك العديد من الأوراق لطباعة كمية قليلة من الجمل.

أخيراً، مالم يكن لديك نظام إتلاف الأوراق فتأكد أن الورقة المطبوعة ستكشف معلومات لا ينبغي كشفها أو فيها لفظ الجلالة ويخشى أن يتم إمتهان الورقة.



from مزن http://www.mozn.ws/7771
via IFTTT

ردود الأفعال:

0 التعليقات:

إرسال تعليق

اللهم اجعل هذه المدونة نافعة ومرضية عندك